Pengertian Kontingensi Plan dan Cara Menyusunnya 

Pengertian Kontingensi Plan dan Cara Menyusunnya – Pengertian kontingensi plan jangan sampai tidak dipahami oleh para pelaku bisnis. Hal ini menyangkut keberlangsungan bisnis yang sedang dijalani. Sebab datangnya ketidakpastian atau bahkan kejadian terburuk bisa muncul secara tiba-tiba.

Setiap pelaku bisnis tentunya tidak ingin kehilangan pelanggan atau tiba-tiba pekerjaan terhambat disebabkan oleh peralatan yang tidak berfungsi dengan baik. Hal-hal yang tidak terduga demikian perlu dianalisis sejak awal, serta langkah apa yang akan diambil.

Apa Itu Kontingensi Plan?

Kontingensi Plan atau rencana kontingensi merupakan cara bagaimana perusahaan atau organisasi menanggapi kejadian penting yang menyimpang dari rencana sebenarnya. 

Dari sini, pengertian kontingensi plan sebenarnya tidak hanya mencakup dunia bisnis saja, tapi pada segala jenis lembaga lainnya. Jika dilaksanakan dengan benar, maka kontingensi plan dapat mengurangi risiko dan membantu mengembalikan rencana bisnis seperti semula.

Kontingensi plan adalah strategi utama yang harus ada pada pikiran setiap pelaku bisnis. Untuk menanggulangi kejadian yang tidak berjalan sesuai rencana, maka dibutuhkan respon cepat atau bahkan harus disiapkan dari jauh-jauh hari.

Kontingensi plan memiliki kepentingan yang sama dengan risiko bisnis. Sebagai contoh, sebuah rencana cadangan yang telah dibuat akan dilaksanakan jika pesaing bisnis meminta bergabung. 

Permasalahan kecil pun membutuhkan kontigensi plan untuk mencegah risiko terbesar. Bayangkan jika sebuah perangkat lunak pada laptop perusahaan desain yang biasa digunakan mati selama berjam-jam, padahal deadline untuk mengirimkan ke klien tinggal hitungan menit.  

Dalam sebuah penerapan K3 (kesehatan dan keselamatan kerja), bisa dikembangkan evakuasi perusahaan jika terjadi bencana atau kecelakaan pada lingkungan kerja. Selain itu, program perawatan kesehatan dan panduan khusus juga harus disiapkan sebelum peristiwa terjadi.

Langkah-Langkah Menyusun Kontingensi Plan

Pengertian kontigensi plan tidak hanya sebatas penjabaran singkat saja, tapi juga terdapat langkah-langkah yang harus ditempuh jika ingin berhasil menjalankan sebuah bisnis. Berikut informasi terkait yang dapat diterapkan.

1. Tulis Daftar Risiko

Tulislah daftar risiko terlebih dahulu sebelum mengatasi beberapa masalah yang terjadi. Tindakan identifikasi sangatlah penting. Untuk itu, mulailah menulis setiap risiko yang mungkin akan memberikan dampak negatif untuk perusahaan.

Terdapat berbagai tingkatan kontigensi plan yang dapat dilakukan, di antaranya di tingkat perusahaan, bagian, atau program. Pastikan kontigensi plan yang dibuat sesuai dengan besarnya risiko yang akan ditanggung.

Tindakan ini merupakan strategi besar yang membutuhkan sesi curah pendapat dengan para stakeholder guna mengenali dan mendiskusikan potensi risiko. Tunjuk nama-nama yang memiliki keterkaitan perihal tindakan kontingensi plan. 

Jika masih ragu untuk menentukan siapa saja yang akan dilibatkan, maka buatlah gambaran analisis stakeholder untuk mengidentifikasi siapa layak untuk dilibatkan.

2. Pertimbangkan Risiko Berdasarkan pada Ukuran Keparahan dan Kemungkinan

Tidak semua risiko yang telah disusun memerlukan kontingensi plan. Setelah risiko dan potensi ancaman diuraikan, maka bekerjalah bersama para stakeholder untuk mengenali dampak dari setiap risiko.

Selanjutnya, lakukan evaluasi setiap risiko berdasarkan 2 perkara yang berhubungan, yaitu ukuran keparahan dampak apabila risiko terjadi dan kemungkinanya. Selama waktu penilaian risiko, maka tetapkanlah ukurannya seperti tinggi, sedang, dan rendah. 

3. Identifikasi Risiko yang Paling Penting

Setelah ukuran keparahan dan kemungkinan ditetapkan, maka putuskanlah risiko mana yang paling utama untuk ditangani. Tindakan ini harus dilakukan bersama stakeholder yang telah dilibatkan.

Penentuan batas juga harus diputuskan. Misalnya, tindakan apa yang wajib dilakukan pada risiko dengan keparahan rendah, tapi berkemungikan tinggi? Atau bagaimana dengan risiko dengan keparahan tinggi, tapi memiliki kemungkinan yang relatif rendah?

Sebuah contoh, pada tingkat keparahan tinggi atau sedang, dan kemungkinan tinggi, buatlah kontingensi plan yang kuat. Pastikan rencana mitigasi juga apabila risiko ini terjadi, sehingga operasi bisnis normal dilanjutkan secepat mungkin. 

Atau untuk tingkat keparahan tinggi dan kemungkinan sedang adalah dengan membuat rencana cadangan. Tindakan perencanaan yang proaktif untuk skenario terburuk bisa membantu menanggapi kejadian tidak terduga dengan cepat.

4. Dapatkan Persetujuan

Dapatkan persetujuan dari atasan pada kontingensi plan yang telah disusun. Hal ini juga harus dilakukan saat mengambil tindakan tersebut pada tingkat bagian perusahaan

Salah satu fungsi dari menyusun kontingensi plan adalah dapat memberdayakan tim untuk cepat tanggap dalam merespon risiko yang akan datang. Tindakan yang diambil pun berpeluang besar untuk berhasil diterapkan, sebab telah dianalisis jauh-jauh hari.

Meminta pra-persetujuan juga tindakan yang sangat tepat. Dengan begitu, pelaksanaan rencana akan mudah dilakukan tanpa harus memikirkan persetujuan lagi.

5. Sebarkan Kontingensi Plan

Sebarkan kontingensi plan yang sudah dibuat kepada orang-orang yang tepat untuk melakukanya. Fungsinya adalah saat rencana tersebut sudah waktunya untuk dilakukan, maka akan berjalan dengan efektif dan cepat.

Selain itu, simpan juga kontigensi plan pada sumber terpercaya dan terpusat. Agar semua orang dapat mengaksesnya dengan mudah.

6. Tinjau Rencana Secara Berkala

Peninjauan secara berkala dapat memastikan kontingensi plan masih akurat atau tidak. Jika perlu adakan pertimbangan untuk risiko baru. Sebab tidak menutup kemungkinan, hadirnya karyawan baru atau kebijakan perusahaan yang baru akan menciptakan risiko-risiko yang lain.

Demikian ulasan mengenai pengertian kontingensi plan dan cara menyusunnya. Dalam berbisnis, sangat dibutuhkan pemikiran kritis serta tanggap dengan berbagai macam masalah. Setelah mengetahui sejumlah informasi pada artikel ini, jangan lupa untuk diterapkan juga.